Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

HJL Tilintarkastajapalvelut Oy, y-tunnus: 2876990-3

Yhteystiedot:
Olavinkatu 50
57100 SAVONLINNA

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

HJL Tilintarkastajapalvelut Oy / Jukka Lievonen
Olavinkatu 50
57100 SAVONLINNA
0400 699 274
jukka.lievonen@hjl.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä on tiedot nykyisistä ja aiemmista asiakkaista sekä asiakkaille suoritettujen toimeksiantojen yhteydessä tallennetut tarpeelliset tiedot.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Toimintaamme liittyy henkilötietojen käsittelyä asiakasrekisterin, toimeksiantojen suorittamisessa kerätyn tarpeellisen tiedon sekä muiden lakisääteisten rekisterien ylläpidon yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen tilintarkastus- ja muissa toimeksiannoissa
  • asiakas- ja sidosryhmätietojen käsittely
  • työnhakijoiden tietojen käsittely rekrytointitarkoituksia ja hr-toimintoja varten.

 

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Asiakasrekisteriin on tallennettu tarpeelliset tiedot lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi toimeksiannoissa sekä tiedot nykyisistä ja edellisistä asiakkaista.

Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot:

nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, asema yrityksessä, yrityksen status, toimiala, asiakkuuden tyyppi, osoitetiedot sekä tiedot vastuuhenkilöistä. Asiakasrekisteri voi sisältää myös henkilötunnuksia luotettavaa tunnistamista varten.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen

HJL Tilintarkastajapalvelut Oy
Olavinkatu 50
57100 Savonlinna

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot lain sallimissa tapauksissa.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • asiakkailta asiakassuhteen syntyessä sekä julkisista lähteistä asiakasyritykseen liittyen
  • toimeksiantojen suorittamisen yhteydessä kerätyistä tarpeellisista tiedoista
  • ulkopuolisilta palveluntuottajilta sekä julkisista lähteistä kuten Patentti- ja rekisterihallituksen rekistereistä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin HJL Tilintarkastajapalvelut Oy:n ulkopuolelle.
Tietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden puitteissa viranomaisille. 

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa lakisääteiset säilytysajat huomioiden.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Työntekijät ovat salassapitovelvollisia rekisteriin tallennetuista tiedoista. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina sähköisessä muodossa. Henkilötietojen käyttö on rajattu ja suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietoja säilytetään virussuojatuin ja palomuurein varustetuilla käyttöpäätteillä.

11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.